Adjuntos en las novedades de Empleados
Novedades Empleados
Este módulo permite gestionar y registrar las actividades relacionadas con novedades a los empleados El objeto es tener centralizado todas las diferentes novedades que se presentan alrededor del contrato de trabajo del empleado por cada proyecto y el alcance es permitir a los interesados registren las novedades correspondientes a cada empleado, finalmente actualizar la hoja de vida del personal y ver su histórico en el tiempo
Componentes del Módulo: El módulo de novedades empleados contiene todo lo relacionado con eventualidades asociadas al contrato de trabajo de los empleados contratados, estas novedades corresponden a las siguientes:
- Novedades por cambio de Cargo
- Novedades por cambio de Planta
- Novedades por cambio de Proyecto
- Novedades por prorrogas al contrato por obra
- Novedades por prorrogas al contrato a término fijo
- Novedades por retiros de empleados
Ingrese por la barra superior menú de Talento Humano al componente Gestión Humana / Novedades Empleados
Diligenciamiento de las novedades de Empleado
En el encabezado del formulario, deberá escoger el Solicitante y el aprobador que aprobará dicha novedad, así mismo determinará a que correos electrónicos se informará que ha enviado la novedad una vez esta sea aprobada por el aprobador.
| Campo | Detalle |
| Contrato solicitud | Indica el contrato en el que está logueado el usuario y para el cual se realizará la solicitud |
| Centro de costo | Se debe seleccionar el centro de costo para el cual se realiza la solicitud |
| Fecha ** | Fecha por defecto, tomada del día en que se guarda la solicitud. |
| Estado | Estado de la solicitud: La solicitud pasará por dos estados Pendiente, Aprobada, |
| Solicitado por | Por defecto aparecerá el nombre del usuario que realiza la solicitud |
| Tipo de ingreso | Permite elegir el tipo de ingreso, si es Vinculación Directa o Selección |
| Aprobación *** | Debe seleccionarse el coordinador del proyecto que aprobará la novedad |
| Observaciones | Observaciones que el usuario que solicita requiere informarle al aprobador y al área que recibe la novedad |
| Correos electrónicos | Deberá poner los correos de las personas interesadas en recibir reportes de la novedad desde el proceso de vinculación, por defecto aparecerá el correo del área de gestión humana a la que corresponda la novedad para ser además notificada por correo. |
**Esta fecha es solo informativa en la trazabilidad de la novedad para determinar la fecha de creación del documento, sin embargo, la fecha que indica que la novedad fue enviada es la fecha en que el aprobador aprobó dicha novedad.
*** Después de seleccionar el aprobador que aprobará la novedad, el usuario deberá utilizar el botón enviar para que la notificación y la solicitud llegue al aprobador y este pueda proceder a autorizarla.
Diligenciar el detalle de la novedad
Después de diligenciar el encabezado, procedemos a realizar los registros detalle de la novedad ya sea por Retiro Empleado, Otros si – Cambio de Cargo, Otros si – Cambio de Salario, Otros si – Prorroga contrato por obra o labor, Prorroga al contrato termino fijo, según la elección previa, damos Enter en el espacio en blanco para que se genere una fila de registro de datos como la de la siguiente imagen.
Las novedades a los empleados en el detalle contienen los siguientes campos para diligenciar:
| Campo | Detalle |
| Empleado | Seleccione el empleado al cual se le va a hacer la novedad |
| Contrato trabajo | Una vez se selecciona el empleado el sistema relaciona el número de contratos activo a dicho empleado |
| Tipo novedad | El tipo de novedad que se va a aplicar estas son: Retiro Empleado, Otros si – Cambio de Cargo, Otros si – Cambio de Salario, Otros si – Prorroga contrato por obra o labor, Prorroga al contrato termino fijo (Estas pueden variar según el cliente) |
| Motivo retiro | Si el tipo de novedad es por Retiro Empleado, se activará esta opción, estas son: Despido o destitución Fallecimiento No se inició relación laborar Terminación de contrato (Se pueden adicionar los motivos por retiro según lo solicite el cliente) |
| % cont | Porcentaje aplicado si es por obra o labor (depende de la duración del proyecto) |
| Nro. Pro | Número de la prórroga, estas se activan en caso tal que el Tipo de novedad sea por Prorroga al contrato |
| Duración | Numero en días de la duración de la prórroga, esta se activa en caso tal que el Tipo de novedad sea por Prorroga al contrato |
| Fecha inicio | Fecha inicial de la prorroga |
| Fecha retiro | Fecha Final del contrato de trabajo, esta se activa en caso tal que el Tipo de novedad sea por Prorroga al contrato o por Terminación del contrato |
| Cargo | Cargo del empleado, esta se activa en caso tal que el Tipo de novedad sea por Cambio de Cargo |
| Salario | Salario del empleado, esta se activa en caso tal que el Tipo de novedad sea por Cambio de Cargo |
| Documentos | Una vez guardada la novedad, se activará un link para adjuntar los formatos generados en la novedad creada |
| Observaciones | Observación asociada a cada empleado |
En el detalle de la novedad con el desplegable seleccionamos el empleado al cual se le quiere hacer la novedad
Selecciónanos el número de contrato asociado al empleado que acabamos de seleccionar
Seleccione el tipo de contrato, el sistema nos presenta varios Tipos de novedades que pueden hacerse sobre los empleados contratados, estas son:
- Retiro Empleado
- Otros si – Cambio de Cargo
- Otros si – Cambio de Salario
- Otros si – Prorroga contrato por obra o labor
- Prorroga al contrato
Dependiendo de la novedad seleccionada en el tipo de novedad, el sistema nos solicitara el diligenciamiento de los campos dependiendo de esta
Una vez se guarda la novedad de empleado con el botón guardar de la parte superior, esta generara el id y se guardara en estado pendiente
Estos datos pueden ser editados y eliminados mientras la novedad no haya sido enviada y este en un estado pendiente
La novedad en Estado: Pendiente aún no afecta la hoja de vida del empleado
El sistema le mostrará mensaje emergente, recordándole que debe adjuntar la documentación, esto varía según el tipo de novedad que se haya creado al empleado.
Adjuntos en las novedades de Empleados
Si requiere adjunta documentación de una novedad, una vez creada la novedad, esta debe crear un numero en el Id, para que se genere la opción PENDIENTE en la columna Documentos
Al dar clic en PENDIENTE, se abrirá otra ventana, para adjuntar el documento
Buscamos el archivo que vamos a cargar y lo subimos al sistema
El sistema mostrara una vista previa del documento cargado
Damos clic en el botón guardar para guardar el adjunto
Todos los adjuntos que se cargue por novedades empleado se verán después en la hoja de vida del empleado
Nota importante: Los documentos que se adjunten por la hoja de vida no pueden ser eliminados, si se adjuntan por novedades empleados si pueden ser eliminados
Estados de una Novedad de Empleados
Las novedades tienen dos estados a saber
| Estado | Nombre del estado | Significado |
| Estado | Pendiente | Estado borrador perteneciente al proyecto que solicita la novedad |
| Estado | Pendiente aprobación | Estado pendiente de aprobación por el responsable que dará el visto bueno a la novedad |
| Estado | Aprobado | Cuando el aprobador da el visto bueno la novedad cambia a estado Aprobada y pasa al Estado TH a estado Pendiente de Aprobación |
| Estado TH | Pendiente aprobación | Queda en estado Pendiente de aprobación para que Talento Humano apruebe la novedad |
| Estado TH | Aprobada | Cuando Talento Humano aprueba la novedad esta para a un estado Aprobado Nota Importante: Cuando este último estado está en Aprobado, solo aquí la novedad afectará la hoja de vida del empleado |
Descarga de formatos según la novedad
Cuando el estado TH está Aprobado, aparecerá sobre la novedad el botón Descargar Documentos, dando clic sobre el Podemos descargar el formato según la novedad que se realizó
Descargar Documentos, se abrirá la ventana del visor de documentos del Windows, se le da un nombre al archivo y se da clic en Guardar o sabe para guardar el formato en el computador
Esperamos que el sistema nos indique que los archivos fueron descargados correctamente
Enviar la solicitud a aprobación
El formulario se podrá modificar completamente mientras no se halla enviado a aprobación. Cuando consideremos que ya está completamente diligenciado el formulario, debemos enviarlo a aprobación al coordinador del proyecto haciendo clic desde el encabezado en el botón Solicitar aprobación
Luego la novedad queda en estado Pendiente de Aprobación.
La novedad en Pendiente de Aprobación aún no afecta la hoja de vida del empleado
El aprobador puede ver su novedad para ser aprobada desde el Visor, que se encuentra al lado derecho
Seleccionamos la novedad que se desea aprobar
Si la novedad no aparece damos clic en la imagen para actualizar los datos
Aprobación de la novedad (Envió a áreas encargadas de gestionarlas)
Una vez el usuario envíe la novedad a aprobación, el sistema enviará un correo notificando al aprobador.
En el sistema aparecerá otra notificación en el panel de inicio desde la cual el aprobador podrá visualizar y acceder a la solicitud.
El coordinador o aprobador, da clic en cada novedad y el sistema la abrirá con las opciones que solo podrá ver: Aprobar, Anular, Abrir.
Una vez aprobada, la solicitud será recibida por el área encargada y comenzará la cuenta regresiva desde fecha y hora de aprobación hasta la contratación para las vacantes relacionadas.
Si abre la novedad podrá realizar cambios antes de ser enviada a aprobación, luego no podrá realizarlos.
El responsable de la aprobación de la novedad recibirá una notificación en PERSEO y en el correo para realizar la aprobación, este podrá abrirla si es necesario modificarla, anularla o aprobarla, una vez se realice la aprobación la solicitud será recibida por el área de selección o vinculación según el caso.
- Aprobar: Permite pasar la novedad a estado aprobada
- Anular: Permite anular la novedad
- Abrir: Permite cambiar la novedad a estado pendiente
La novedad en Estado Aprobada afecta la hoja de vida del empleado
Una vez la novedad este aprobada, aparecerá el botón de Descargar Documentos, este nos permite descargar los formatos según la novedad aplicada
Cuando se quiera descargar solo unos documentos especifico, use la marcación al lado izquierdo del nombre del empleado, si no está la marcación no descargara los documentos con el formato de la novedad aplicada
Al momento de descargar los formatos, el sistema abrirá la ventana de Windows para buscar la ruta donde vamos a guardar los formatos
Nos informara que los datos fueron descargados correctamente
Estos documentos después de ser descargados y firmados por el empleado podrá cargarlos directamente en la novedad, en la columna Documentos / Link Pendiente, estos adjuntos se verán en la hoja de vida del empleado al que se le aplico la novedad
Este le mostrará ventana con la novedad a aplicar y el número del contrato al cual se está adjuntando el documento, en el botón 
columna Buscar
El sistema abrirá la ventana de Windows para buscar la ruta donde vamos a buscar los formatos, para cargar en el sistema
Buscará el documento firmado y este será cargado en la novedad este se verá de igual manera en la hoja de vida del empleado, conservando así las evidencias de la novedad firmada por el empleado
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