Asignación de estados de acuerdo al flujo configurado

Revisión de Documentos

De acuerdo al flujo de aprobaciones planteado en la página 14 de este manual, los documentos requieren que se cumpla el flujo de aprobaciones antes de permitir ser programados para pago.

Los usuarios que intervienen en dicho flujo deben ingresar a los documentos a través de la consulta de cuentas por pagar y seleccionar el documento al cual desean asignar el estado correspondiente a su rol dentro del flujo de aprobaciones, ejemplo: El usuario que asignará el estado REVISADO COMPRAS deberá consultar todos los documentos que estén en estado RADICADO que son los únicos que aceptarán ese estado. El usuario que asignará el estado REVISADO TÉCNICO deberá consultar las facturas que estén en REVISADO RESIDENTE que es el estado previo a este nuevo estado el cual permitirá que los documentos se activen para PROGRAMACIÓN DE FACTURAS.

Una vez se haya ingresado al radicado que se quiere cambiar de estado (ver página anterior) el usuario podrá asignar el estado deseado siempre y cuando este se le permita y se respete el flujo de aprobaciones definido por la empresa.

En la imagen siguiente podemos ver un documento en estado RADICADO abierto por el usuario de compras, el cual le permite cambiar el estado a REVISADO COMPRAS

Después que el usuario responsable haya realizado las comprobaciones necesarias como comparar las entradas de almacén, ver la factura digitalizada en el documento y cualquier otra acción que le permita tomar esa decisión, asignará el estado permitido.

Una vez se asigne el nuevo estado se debe hacer clic en guardar (F2) o al salir del documento el sistema le preguntará si desea guardar el cambio en el cual se debe dar Aceptar si efectivamente se desea cambiar el estado.

Asignación de estados de acuerdo al flujo configurado

Un usuario que no tenga permisos para asignar un estado a un documento no podrá realizarlo porque el sistema no le dejará ver otro estado diferente al cual se le asignaron permisos a él; ejemplo: un usuario Gerente Técnico, consulta una factura que está en estado RADICADO y tendrá disponible sus estados: PAGOS PRIORITARIOS y REVISADO TÉCNICO, sin embargo el sistema no le permitirá asignar ninguno de esos estados por que debería haber pasado antes por REVISADO COMPRAS y en el ejemplo de la imagen vemos que no lo tiene.

Al no respetar el flujo de aprobaciones el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

En este ejemplo si el Gerente Técnico intenta aprobar esa factura, deberá avisar o esperar que el responsable de Compras asigne el estado REVISADO COMPRAS y el Residente responsable asigne el estado REVISADO RESIDENTE lo que permitirá asignar el nuevo estado REVISADO TÉCNICO.

Así mismo si el Gerente Técnico requiere aprobarla con urgencia o es un pago prioritario, podrá simplemente avisar a compras que le cambie el estado a REVISADO COMPRAS y el podrá asignar el estado PAGOS PRIORITARIOS y se permitirá programar y pagar.