Índice de módulos

Para utilizar el sistema Perseo, las personas deberán tener un usuario habilitado y vigente dentro del sistema.

Errores más comunes a la hora de ingresar al sistema.

Prinicipales funciones del menú principal

Principales elementos del menú de opciones

Los accesos directos son elementos del menú que tienen un mayor uso y se encuentran de una manera mas rápida

Conoce la barra de acceso vertical y sus funciones

Reconoce y aprende a manejar tu área de trabajo

Aprende la manera adecuada para salir del sistema PERSEO.

Podemos consultar todos los documentos creados con anterioridad en el sistema y verlos tal como se crearon para consultarlos o modificarlos

En Perseo tenemos muchas vistas donde el usuario consulta en pantalla datos para relacionar con una actividad o para informarse visualmente.

Perseo está surtido de diferentes consultas que conceden acceso a los datos ingresados en los diferentes formularios y entregadas como información.

Perseo permite utilizar la herramienta para exportar a archivos XLS la mayoría de vistas y todas las consultas existentes sencillamente utlizando la opcióin de Exportar ubicada en la barra de opciones.

Un formulario puede permite ingresar información combinada desde diferentes fuentes: (1) registros existentes, (2) Maestros del sistema, (3) datos ingresados manualmente por el usuario y (4) archivos digiltalizados.

Es posible digitalizar en PDF los documentos e importarlos al documento

Podríamos definir como maestros del sistema, la información común ingresada en la base de datos de Perseo para disponer de ella en el diligenciamiento de los diferentes formularios del sistema.

Los maestros del sistema son genrales o particulares

Todos los maestros están ubicados dentro del Menú Administración

Para modificar o agregar nuevos registros en Los maestros generales de Perseo o los maestros particulares de cada empresa ingresamos al componente Listas Maestras:

PERSEO está en capacidad de asignar y administrar los cargos de manera personalizada para cada proyecto, estos son asignados y perfilados desde la administración de talento humano de acuerdo con el requerimiento de cada obra.

Una vez consultada la lista o el cargo que requerimos, podemos ver en detalle el perfil asignado por los responsables de gestión humana a ese cargo.

Una vez consultado el Perfil de un cargo especifico, el usuario autorizado podrá imprimir el detalle de cada componente del perfil (Pestañas) en un formato de impresión tamaño carta.

El usuario deberá determinar en cada solicitud el tipo de ingreso: (1) Vinculación o Selección o (2) orden de vinculación. En el encabezado del formulario, deberá también escoger el responsable que aprobará dicha solicitud.

Después de diligenciar el encabezado, procedemos a realizar los registros detalle de la solicitud de selección o vinculación según la elección previa.

A la derecha de cada registro de vacante estará el botón Datos, este da acceso a un nuevo subformulario que permitirá registrar los candidatos a la vacante.

Una vez una solicitud esté creada, al lado derecho del registro de datos de los candidatos en el campo Documentos se activará la opción de Adjuntar con el ícono PDF, este permite adicionar documentos relacionados con el candidato que serán ingresados a la base de datos.

Cuando consideremos que ya está completamente diligenciado el formulario, debemos enviarlo a aprobación al coordinador del proyecto haciendo clic desde el encabezado en el botón enviar.

Una vez el usuario envíe la solicitud aprobación, el sistema enviará un correo notificando al aprobador. En el sistema aparecerá otra notificación en el panel de inicio desde la cual el aprobador podrá visualizar y acceder a la solicitud.

Por múltiples razones se requiere hacer réplicas de contratos de trabajo existentes a partir de solicitudes de reingreso de empleados.

Para realizar el proceso de vinculación de un empleado, ingrese por la barra superior menú de Gestión Humana / Vinculación.

Las solicitudes de empleados realizadas con el tipo de ingreso SELECCIÓN o SELECCIÓN SIMPLIFICADA, dicha solicitud será enviada a SELECCIÓN DE PERSONAL

Para realizar la programación de exámenes médicos desde la vinculación, ingrese por la barra superior menú de Gestión Humana / Exámenes Médicos

La hoja de vida de los empleados contiene la información general y particular de cada empleado registrado en PERSEO en cualquier estado. Para ingresar al componente de hojas de vida vamos al menú de Gestión Humana / Hoja de vida. Para buscar un empleado en particular con exactitud, digitamos su número de ID o Cedula en el campo Documento y consultamos dando Enter o con F3.

Podemos consultar empleados agrupados por Cargo, Contrato o Estado, seleccionando del listado correspondiente. Seleccione un cargo, contrato o estado y haga clic en consultar.

Como se explica en el apartado anterior, podemos seleccionar un empleado buscando de diferentes formas, finalmente para consultar información detallada de un empleado debemos tenerlo seleccionado en la pestaña de búsqueda y pasar a las otras pestañas.

En la misma pestaña de Procesos de Selección podemos consultar las novedades surgidas durante el proceso de selección de una persona ya sea que haya sido contratada o no. 

Nos referimos a información laboral a aquella relacionada con los datos de contractuales, de seguridad social, etc. asociados a un contrato en específico, teniendo en cuenta que en la historia laboral del empleado puede haber tenido varios contratos.

En caso de que un contrato de trabajo de un empleado tenga prorrogas a este, el sistema las dejará ver en la parte superior derecha de la información laboral del contrato seleccionado.

Para cargas masivas primero que todo entramos a la pestaña de “Gestión humana”. Luego, daremos clic al índice que dice “hoja de vida”. Tendremos un pequeño submenú donde nos aparecerá “importar documento” donde daremos clic.

A través de este componente el sistema permite llevar el control de las evaluaciones de desempeño del personal de la empresa.Este paso deberá ser realizado por el personal de talento humano que solicita a un proyecto la evauación a un personal determinado. Para ingresar al componente ingresamos al menú Gestión Humana / Orden de Evaluación.

Una orden de evaluación deberá al menos contener un registro en el cual se incluya:
• Contrato o proyecto que contenga los empleados a evaluar.
• Responsable de la orden de evaluación (Quien realizará o registrará las evaluaciones).
• Personal al cual se ordenará realizar evaluación.

Se puede tener Ordenes de Evaluación enviadas o pendientes de envío las cuales queremos editar o visualizar en cualquier momento, solo los usuarios responsables de enviar ordenes de evaluación tendrán esa opción. Puede hacer una consulta desde Gestión Humana / Consultas / Evaluación de desempeño:

La segunda parte del proceso de evaluación de desempeño corresponde al diligenciamiento de las evaluaciones por parte de los responsables o a quienes se delegue para ello.

Una vez consigamos visualizar la evaluación, procedemos a responderla para cada empleado asignado de acuerdo con el perfil del cargo correspondiente.

En esta guía encontrará las preguntas frecuentes de los usuarios sobre la evaluación de desempeño.

Este módulo permite gestionar y registrar las actividades relacionadas con novedades a los empleados. El objeto es tener centralizado todas las diferentes novedades que se presentan alrededor del contrato de trabajo del empleado por cada proyecto y el alcance es permitir a los interesados registren las novedades correspondientes a cada empleado.

Si requiere adjunta documentación de una novedad, una vez creada la novedad, esta debe crear un numero en el Id, para que se genere la opción PENDIENTE en la columna Documentos. Al dar clic en PENDIENTE, se abrirá otra ventana, para adjuntar el documento.

Consulta novedades de empleados. En la Ruta Gestión Humana / Consultas / Datos Novedades. La consulta puede realizarse por diferentes opciones de filtros.

Para abrir documentos, desde el panel izquierdo en Opciones, se relacionarán todos los tipos de documentos, a los cuales tendremos acceso.

Para realizar una consulta de empleados contratados, sigua la Ruta Gestión Humana / Consultas / Empleados Contratados. La consulta puede realizarse por diferentes opciones de filtros.

Para realizar una consulta de documentos de empleados contratados, sigua la Ruta Gestión Humana / Consultas / Documentos Activos. La consulta puede realizarse por diferentes opciones de filtros.

Puede hacer la selección de todos los empleados en la consulta chuleando la opción Sel Todo. Puede seleccionar solo los empleados a los cuales va a aplicar la eventualidad marcando con un chulo en la columna.

Para los reingresos realizamos la misma consulta y seleccionamos el personal al cual se le requiere hacer la solicitud. Una vez se han marcado las personas, se da clic en el botón Solicitud de Reingresos, aparecerá esta ventana donde le solicitará la fecha en que se requiere el ingreso del candidato.

Esta opción nos permitirá hacer modificaciones al contrato de trabajo y a las solicitudes que no están cerradas, de manera rápida sin tener en cuenta ninguna novedad de empleado o solicitud empleado. Ingrese por la barra superior menú de Talento Humano al componente Gestión Humana / Modificaciones Contrato.

Se da clic en el botón de modificar para ver el detalle del contrato de trabajo, en la parte inferior podrá modificar varios campos relacionados al contrato de trabajo, solo aquellos campos que pueda ser editable no todos se modifican.

La impresión de contratos nos permite descargar los formatos de contratos de trabajo y formatos de retiros del contrato. Ingrese por la barra superior menú de Talento Humano al componente Gestión Humana / Impresión de Contratos.

Inicialmente se hará consulta y se realiza la marcación de los contratos de trabajos que se quieren aprobar.

El módulo de capacitaciones lo componen diferentes acciones que permiten solicitar y/o programar actividades que alimentan un plan de capacitaciones, así como realizar el registro de evaluaciones de cada una de ellas. Las actividades además pueden requerir ser realizadas de manera secuencial por diferentes usuarios y también puede realizarse en su totalidad por un único usuario.

La matriz de formación es el elemento convergente que integra todas las actividades y de acuerdo con el avance de estas se va actualizando para entregar en tiempo real la ejecución del plan de capacitación.

Solicitar una capacitación no debe entenderse necesariamente como una solicitud de un usuario a otro para que se la programe o realice.

Para ingresar a la matriz de formación ingresamos por el menú Gestión Humana. En la matriz de formación el usuario encargado podrá realizar la programación de la siguiente forma.

Es probable que los eventos programados para capacitación o inducción requieran presupuesto para llevarse a cabo o gastos que se puede relacionar antes del cierre.

Como vimos anteriormente, al programar una solicitud el sistema cargará el personal que viene asociado en la solicitud, sin embargo, en la programación del evento es posible modificar el personal retirando o adicionando del mismo o de diferentes proyectos.

Ya vimos en el punto anterior como se puede convertir una solicitud en una capacitación; ahora debemos ver como asociar distintas solicitudes a un solo evento de programación de capacitación.

Come hemos explicado, cuando se crea una solicitud tenemos también posibilidad de programar la capacitación directamente sin necesidad de esperar que se programe desde la matriz de formación.

Una vez se termina un evento de capacitación o inducción, el responsable deberá tener consolidados los datos de calificación de cada participante y estos deberán ser registrados en el apartado de calificación en el formulario respectivo.

Cuando el encargado determine que el evento de capacitación o inducción haya terminado, deberá cerrar el evento en PERSEO para que se cumplan los siguientes objetivos.

En esta guía encontrará las preguntas frecuentes de los usuarios sobre las solicitudes de Personal.

Este componente muestra todas las opciones de facturas, programación, pagos, lotes, anticipos.

El sistema permite radicar todos los documentos de cuentas por pagar tanto externos como internos.

El sistema permite radicar todos los documentos de cuentas por pagar tanto externos como internos.

El sistema permite radicar todos los documentos de cuentas por pagar tanto externos como internos.

Los documentos de proveedor deben seguir un proceso de aprobaciones previas antes de ser programadas e incluidas en una orden de pago, a este proceso le llamamos Flujo de Aprobaciones.

Los documentos requieren que se cumpla el flujo de aprobaciones antes de permitir ser programados para pago

Mediante el flujo de aprobaciones, los documentos radicados deben llegar a un estado en el que se permiten programar para pago al proveedor, el responsable de realizar la programación de las mismas solo podrá programar documentos para pagos únicamente si están en dichos estados.

A partir de los documentos programados para pago, se podrán generar los lotes para pagos con gerencia electrónica o registrar los pagos que se realizaran por medio de cheques.

El proceso de contabilización se refiere a la causación de la cuenta por pagar y la cancelación del egreso.

Para realizar facturas de venta a clientes, utilizamos el componente Facturas desde el menú de Tesorería

Para poder guardar e imprimir una factura, debemos previamente tener configurada la resolución activa y aprobada por la administración de impuestos.

Para generar los recibos de caja de las facturas realizadas desde el sistema, utilizamos el componente Recibo de Caja ubicado en el menú Tesorería.

Términos usados a lo largo de este módulo y en los manuales de PERSEO