Solicitar una capacitación
Realizar una Solicitud una Capacitación
Solicitar una capacitación no debe entenderse necesariamente como una solicitud de un usuario a otro para que se la programe o realice, puede ser que una solicitud sea el (1) paso inicial para auto programar una capacitación o puede ser que efectivamente se quiera (2) solicitar una capacitación o inducción a los encargados del programa de capacitaciones para que se la programe o se la integre a alguna programación de varias solicitudes.
Para ingresar al componente ingresamos por el menú de Talento Humano: Solicitud de capacitación
Se abrirá el formulario en blanco, este deberá diligenciarse con los datos básicos de la capacitación a solicitar y/o programar. Así mismo es posible adicionar personal convocado para la capacitación, aunque no es necesario y se puede hacer posteriormente durante la programación.
Campos Formulario de solicitudes
Para diligenciar correctamente la solicitud deberá llenarse los campos obligatorios del encabezado del formulario y si requiere adicionar personal a inscribir en la capacitación adicionarlo en el mismo formulario. La mayoría de los campos son fácilmente identificables para su diligenciamiento, sin embargo, los detallamos en la siguiente tabla:
| Campo | Detalle | Obligatorio |
| Solicitado por | Campo auto llenado con el nombre del usuario logueado en PERSEO | N/A |
| Fecha | Campo auto llenado con el nombre del usuario logueado en PERSEO | N/A |
| Fecha esperada | Fecha en la que se vaya a programar la capacitación o tentativamente fecha informativa en la que se podría programar o incluir dentro de otra programación. | NO |
| Estado | Registro automático del estado en que está la solicitud, inicialmente quedará en Pendiente (Ver más adelante la explicación de los estados) | N/A |
| ID del documento | Identificador automático del documento** | N/A |
| Tipo de capacitación | Campo de selección donde se debe registrar el tipo de capacitación. Para adicionar más opciones deberá editarse la Lista Maestra: Tipos de Capacitación*** | SÍ |
| Tema | Campo de selección donde se debe registrar el temario de la capacitación | SÍ |
| Fuente Necesidad | Campo de selección donde se debe registrar la razón por la cual se debe realizar la capacitación | SÍ |
| Título de capacitación | Nombre que el usuario le quiere dar a la capacitación | SÍ |
| Alcance | El usuario debe relacionar el alcance que cobijará la capacitación, ejemplo: Almacenistas Proyectos, Personal contabilidad, etc. | SÍ |
| Mecanismo de evaluación | Se debe seleccionar el mecanismo de calificación que se utilizará para calificar a los asistentes. En caso de no tener claro cuál es el mecanismo debe consultarlo al área de Gestión de TH o SIG. | SÍ |
| Observaciones | Campo opcional para dejar notas relacionadas o dejarle notas al encargado de programar la capacitación | NO |
| Contrato | Campo auto llenado con el nombre del proyecto en el cual está logueado el usuario | N/A |
**El ID identificará la solicitud creada, solo se genera cuando se ha llenado los campos obligatorios.
*** Las listas maestras están disponibles para los administradores del sistema y para los administradores de talento humano
Una vez termine de llenar los campos haga clic en Guardar y continúe adicionando el personal a incluir, en caso de que se requiera adicionar personal a la solicitud, para esto utilice los siguientes campos: **
| Campo | Detalle |
| Centro de costo | Centro de costo del personal a elegir, en caso de que solo haya uno debe seleccionarlo. En caso de que haya varios puede elegir el correspondiente al personal a elegir. Si desea tener todo el personal disponible puede utilizar la opción Todos |
| Cargo | Seleccione un cargo si desea elegir personal asociado a un cargo en específico, si desea tener todo el personal disponible puede utilizar la opción Todos |
| Empleado | Listado del personal de acuerdo con el centro de costo y cargo seleccionado. |
** Es posible crear una solicitud sin asociar personal, puede hacerlo más adelante en el momento de la programación.
Adicione o seleccione el empleado a adicionar y haga clic en el botón Agregar.
Cuando el filtro traiga varios empleados podemos utilizar la opción Todos si lo requerimos:
Una vez se utilice el botón Agregar, el sistema adicionará el personal al sector de detalles del formulario de solicitud, puede utilizar la opción a la izquierda para eliminar, así mismo adicionar más personal a la solicitud.
Ejemplo de formulario de solicitudes diligenciado:
Finalmente debemos tomar una decisión con la solicitud, se puede enviar a la matriz de formación para revisión y programación por parte de los encargados de capacitación o se puede programar directamente:
El icono de correo señalado a la izquierda envía la solicitud a la matriz de formación y quedará en revisión. El icono señalado a la derecha que asemeja un calendario nos permite programar la capacitación con base en la información ingresada. Si dejamos la solicitud sin enviar o programar esta quedará en estado Pendiente y podrá abrirla por el visor de documentos en el ítem Solicitud de Capacitación (para ver cómo se abren documentos existentes consulte el manual de funcionalidades de Perseo en el capítulo vista de documentos)
© 2023 PERSEO. Todos los derechos reservados. Diseño e implementación La Quinta Agencia.