Programación de capacitación o inducción desde la matriz de formación
Programación de capacitación o inducción desde la matriz de formación
Para ingresar a la matriz de formación ingresamos por el menú Gestión Humana
En la matriz de formación el usuario encargado podrá realizar la programación de la siguiente forma:
- Se deben identificar la solicitud a programar, ya sea por el ID de la solicitud, el proyecto, tema o nombre por quien va a programar dentro de la matriz de formación.
- Identificar el estado de la solicitud. Para permitir programar capacitaciones las solicitudes deben haber sido previamente enviadas a la matriz por lo cual estarán en estado En Revisión.
En la gráfica de ejemplo podemos ver que en las ocho solicitudes (las 8 líneas) hay diferentes estados que podemos entenderlos así:
| Estado | Descripción |
| Programada | Significa que la capacitación o inducción ya fue programada y se generó un número de proceso. |
| Ejecutada | Significa que la capacitación o inducción ya fue realizada. |
| En revisión | Significa que la solicitud fue enviada a la matriz de capacitaciones para ser programada. |
Del ejemplo, la única solicitud que podremos programar es la Id 16 que está en revisión (el id de la solicitud es el campo Id al extremo izquierdo de la matriz) que como podemos notar no tiene aún Id de proceso generado (El campo que está a la derecha del campo estado). La solicitud Id 17 aún está Pendiente y no se pude programar.
Para programar la capacitación hacemos clic derecho sobre la solicitud seleccionada para que aparezca el submenú de la siguiente imagen:
Elegimos la opción programar y el sistema abrirá un nuevo formulario, este cargará los datos ingresados en la solicitud y exigirá se diligencien los datos necesarios para dar por programada la capacitación. Debemos entender que ya dejamos atrás la solicitud y pasamos al proceso de capacitación.
Campos y opciones en el Formulario de capacitación.
Para diligenciar correctamente la capacitación deberá llenarse los campos obligatorios del encabezado del formulario y si requiere adicionar personal a inscribir en la capacitación adicionarlo en el mismo formulario. La mayoría de los campos son fácilmente identificables para su diligenciamiento, sin embargo, los detallamos en la siguiente tabla:
En este punto vamos a ignorar el subformulario que se ve en la parte superior izquierda que se refiere a las solicitudes que puede tener una programación de capacitación. Más adelante en este manual se explica este detalle.
| Campo | Detalle | Obligatorio |
| Título de capacitación | Nombre que se le dio a la capacitación en la solicitud, aquí se puede cambiar. | SÍ |
| Tema | Campo donde se registró el temario de la capacitación en la solicitud. | SÍ |
| Estado | Registro automático del estado en el cuál quedará la solicitud una vez se guarde (Ver en la pág. 23 la explicación de los estados). | N/A |
| ID | Registro automático que se generará al guardar la programación, este dato en adelante se llamará Id del proceso. Muy importante tener en cuenta que este Id no es el mismo de la solicitud. | N/A |
| Alcance | Alcance relacionado en la solicitud, puede ser necesario cambiarse cuando en la programación se asocian varias solicitudes. | SÍ |
| Programación Desde-Hasta | Campos de fecha en cual deberemos colocar el lapso de fechas entre los cuales se programa la capacitación. Si es el mismo día se debe colocar la misma fecha en ambos campos. | SÏ |
| Fuente de capacitación | Se debe elegir alguna de las dos radios opciones para indicar si la capacitación se ofrecerá por la empresa o se contrató un tercero para realizarla. (No se refiere a la ubicación) | N/A |
| Responsable | Responsable interno en la empresa que está a cargo de la capacitación -No necesariamente es el instructor- | SÏ |
| Instructor | Se debe referenciar el nombre del instructor que dictará la capacitación o inducción. | NO |
| Proveedor | Si es una capacitación contratada con un externo, el sistema exigirá se coloque el proveedor. | N/A |
| Tipo de capacitación | Campo donde se registró en la solicitud el tipo de capacitación. El programador de la capacitación también podrá cambiarlo. Para adicionar más opciones deberá editarse la Lista Maestra: Tipos de Capacitación*** | SÏ |
| Lugar | Ubicación física donde se realizará el evento. | NO |
| Duración | Horas de duración de la capacitación (No se debe expresar en días) | SÍ |
| Periodicidad | Referencia de periodicidad con la que se debe realizar la capacitación programada. | NO |
| Fuente necesidad | Campo de selección donde se registró la razón por la cual se debe realizar la capacitación. | NO |
| Mecanismo de evaluación | Se debe seleccionar el mecanismo de calificación que se utilizará para calificar a los asistentes. En caso de no tener claro cuál es el mecanismo debe consultarlo al área de Gestión de TH o SIG. | SÍ |
| Ejecución-Fecha | Fecha en la que se cerrará la capacitación. Se refiere a la fecha que se tomará como ejecución o final de la capacitación. Será obligatorio para cerrar la capacitación. | |
| Cerrar capacitación | Este botón solo aparecerá cuando la programación esté realizada y será utilizado por el ejecutor de la capacitación para cerrarla o darla por terminada. En este caso deberá colocar la fecha real de ejecución o terminación del evento. | |
| Ver presupuesto | Subformulario que permite registrar los costos del evento programado. Al final de esta tabla se detalla. | |
| Observaciones | Campo opcional para dejar notas relacionadas con el evento. | NO |
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