Generación de Pagos A partir de los documentos programados para pago, se podrán generar los lotes para pagos con gerencia electrónica o registrar los pagos que se realizaran por medio de cheques. En la pestaña Pagos del formulario de cuentas por pagar, tendremos por defecto a la vista todos los documentos que fueron programados y aún no han sido pagados, indiferentes de la fecha para la cual fue programado su pago. Seleccionar documentos para pago El encabezado se permite filtrar entre todos los documentos programados para visualizar y preparar documentos por: proveedor, cuentas origen...

Generación de lote de pago (Egreso) Una vez tengamos la selección con los documentos a pagar seleccionados (Los cuales se colocarán en color verde), procedemos a agruparlos en un lote dentro del cual se consolidarán dichos registros. Ahora seleccionaremos el medio de pago y utilizamos el botón Pagar Lote, el sistema asignará automáticamente un número de lote a los documentos agrupados. Es muy importante tener en cuenta que para preparar una pago electrónico en lote, debe seleccionar los documentos programados en un lote por cada cuenta origen, ya que el archivo plano que vamos a generar,...

Generación de pagos para gerencia electrónica o de forma manual Una vez tengamos listo el lote o los lotes a pagar, pasamos a la pestaña Lotes en el formulario de cuentas por pagar. Desde el campo lote seleccionamos el lote del cual vamos a general el pago y hacemos clic en Consultar o F3 para ver los documentos a pagar del Lote seleccionado. Atención: en este punto se pueden generar dos situaciones que debemos corregir antes de continuar:-Proveedores sin cuenta bancaria: se marcan en rojo los proveedores que no tengan la cuenta destino y se permite ingresarla desde este mismo formulario...

  Generar archivo plano para gerencia electrónica Una vez tengamos preparado el Lote y sin proveedores en color rojo, ingresamos la fecha en la cual se realizará el pago desde la gerencia electrónica del banco origen presionando el botón Generar Plano. Tenga en cuenta que si no ingresa la fecha del proceso el archivo no podrá generarse: Si ya ingresó una fecha del proceso y presiono el Botón Generar Plano, se solicita al usuario una ruta para guardar el archivo plano exportado por el sistema. Puede cambiar el nombre del archivo para identificarlo de manera personalizada.  

Impresión de orden de pago (Comprobante de Lote) En cualquier momento de este proceso, en la pestaña de Lotes, el usuario puede generar el comprobante del pago que está realizando e imprimirlo, utilice el botón Orden de Pago y el sistema le generará un documento detallando las facturas o documentos a pagar o pagados en el Lote seleccionado.  

Impresión de comprobantes de egreso También en este punto podemos imprimir los comprobantes de egreso de cada pago preparado o pagado, para eso seleccione el comprobante que desea imprimir y utilice el botón imprimir desde la barra de opciones o las teclas Crtl +I El comprobante agrupará las facturas del proveedor incluidas en el lote y detallará cada una con su respectivo radicado y el detalle de las deducciones.  

Anular comprobantes de egreso En caso de que se requiera devolver un pago que ya esté generado en un lote, el sistema deberá realizar dos procesos: (1) Devolver el radicado para que vuelva a ser programado y (2) anular el número de egreso para que no se pierda la trazabilidad de los consecutivos de los egresos. Si el movimiento (egreso) ya fue enviado a contabilidad, se debe reportar para que también sea anulado manualmente en el programa contable ya que la cuenta por pagar debe quedar nuevamente viva. Para devolver una factura hacemos clic en quitar y después de confirmar que estamos seguros...

Consultar consecutivos de Egresos Para consultar los consecutivos de egreso, existe una consulta que permite verificar la trazabilidad de los mismos. Esta consulta la encontramos en el Menú consultas, Consultas de Tesorería. Seleccione un rango considerable para ver la trazabilidad de los egresos